网络财务新趋向:“不见面”的报废

从传统多如牛毛的财务票据会计文档,到财务共享减少工作量增加业务量,长虹财务部门经历了一系列信息化的财务转型过程,探索出一条财务共享信息管理之路,相继吸引了清华大学、哈佛商学院专家学者前来取经。近日,记者走进长虹财务云中心,了解到一段长虹“管账先生”被写进哈佛和清华教材的历程。

  如果国内要选拔2014年年度汉字的话,“云”肯定是最有希望入选的,整整一年来,“云计算”、“云服务”、“云技术”等热门词汇始终不绝于缕,让很多不了解信息技术的普通人也有所耳闻。时近年末,“云家族”又新添一员,而且与大众息息相关:在最新一期的中央级指导性大型财会类月刊《中国总会计师》上,长虹公司财务总监胡嘉发表论文《基于智能时代的集团公司财务云建设》称,长虹对财务云这一全新的财务共享模式的运用已经进入成熟阶段,证明其具有很强的可复制性和推广价值。

在“互联网+”的大背景下,财务管理网络化已经是大势所趋。目前有些大企业已实现“不用见面”的报销,“高效、规范、集中、统一”的网络报销新模式改变了以前费用报销重复低效,财务和业务脱节,财务数据无法有效支持业务决策等痼疾。

为解放票据文档研发小软件

  长虹的财务云究竟为何物?据了解,这是长虹搭建智能管理系统平台后,以信息化为基础,依托云计算等技术变革手段,实现全新的财务管理模式。它是财务共享的升级版,不但极大地提升了效率,而且提升高了经济效益,堪称云计算时代的财务共享“神器”。以人们熟悉的费用报销流程为例,长虹的业务人员报销一笔费用,从交单给财务到收到款项,以前平均要花上两天的时间,现在平均在2小时内完成。

现在大部分企业财务报销没有实现信息化,报销人员经常拿着各种票据跑上跑下、来回反复,找三四个领导签字,戏称“跑步报销”;而财务人员亦不胜其烦,超过报销规定标准了要来找你,报销发票丢失了要来找你,报销钱没收到也要来找你。

上世纪80年代,长虹刚开始在彩电行业发力,绝大多数国人尚不知有计算机网络,长虹也尚未构建局域网,公司购置的少量计算机仅作单机使用。如此规模的一家大企业,财务部的会计要面对的各类财务票据和会计文档多如牛毛,当时50多岁的老会计苏茂祖,每天几乎快被各种票据文档淹没了。

  效率提升:从4、5天到2小时

“互联网思维”下的财务报销

据长虹财务中心的老员工回忆,长虹公司技术人员密集,而苏茂祖并非技术迷,对电脑和软件也无浓厚兴趣,可以说他迫于无奈,才开始着手鼓捣一些财务核算软件。不但苏茂祖有这种苦恼,在公司并未统一部署的背景下,采购、供应等许多部门都曾自发组织,像苏茂祖一样,为解放自己而各自开发一些小软件。

  据悉,财务云是将集团企业财务共享管理模式与云计算、移动互联网、大数据等计算机技术有效融合,是对财务共享的创新和升级,可降低总体运营成本,提高财务工作效率,提升财务服务质量,并为管理层提供准确、及时和完整的会计信息。由于财务云的成熟应用在大型企业中尚无先例,因此长虹于2012年开始建设的财务云,是继2005年成立长虹财务共享中心后,以财务共享服务的先行者的姿态,对新的财务模式进行的一次全新探索。

目前有些大企业已实现“不用见面”的报销,和传统报销流程不同,员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请,领导可通过软件进行业务审批,财务部门对原始凭证审核无误后,自动生成记账凭证,并可以通过网上银行进行支付。

不久后,苏茂祖的一套财务核算软件开发出来,虽远不能跟如今的财务管理软件相比,但那时已被称为财会电算化。苏茂祖搞出这个软件两三年后,全国才开始全面推行电算化。

  一位长虹资深会计介绍,在实现财务共享和财务云之前,每天送来的各类财务票据和会计文档“几乎能把人淹没”,所有的财务人员都埋头在海量的原始凭证中,难以从中解脱,忙得“连上个厕所都要小跑着来回”。

以中国电信陕西分公司为例,该公司报销主要是通过“财务辅助系统”来完成。报销人员只要在系统中选择报账模板录入信息,提交后表单会自动流转到本部门主管领导处。然后报销人员将打印填好的报账审批表与原始凭证一起送至财务共享中心的档案管理人员,报销人员的工作只有这么多。

2009年,长虹的财务一体化初见成效。旗下所有全资子公司、控股公司、各类供应商、经销商等“泛长虹家族”全部被纳入长虹集团总部的信息管理平台,包括之后收购的美菱、华意压缩等公司,都迅速完成与长虹IT平台的对接。

  当时,长虹每月仅费用报销凭证就有4.4万笔左右,从业务经办人传递到财务核算人员和复核人员,最后归档到档案室,要经历4到5个环节,异地之间邮寄搬运、交接凭证等消耗大量人力物力,效率低下。业务人员报销一笔费用,从交单给财务到收到款项,平均要花上两天时间,运气不好要耗上4、5天。

“报销的审批流程,完全交给了系统”,就职于中国电信陕西分公司财务部的贺华解释道,“通过财务共享中心票据审验、重复对比、预算审核等流程,交于领导最后审批,出纳就可以直接付款了。”

“随着公司不断创新财务信息化建设,工作效率提高,人员工作量减少。”长虹财务云中心总经理刘碧民介绍,在集团公司财务层面,类似日常财务报销、应付应收款项、费用管理等诸多核算层面的工作,如今通过财务云中心,都变成非常简单的流程化操作,对相应的人员专业素质要求大大降低。过去,财务上完成一次付款和收款,一般需要出纳、会计等数个财务人员经手,现在只需一个出纳便能完成所有工作。刘碧民举例说,2009年在长虹从事财务工作的共有520余人,如今,财务云中心内部共享单位大幅度增加,每年共享业务量增加至1000万笔,而现在财务工作人员总共仅有352人。

  与以往堪称“狼狈”的景象相比,当信息化平台构建完成,“财务云”走进长虹后,很多过去人们还不敢想的画面变成了现实。

财务重点从“核算”到“管理”

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